In der öffentlichen Verwaltung fallen sehr große Datenmengen an. Hier ist ein automatisiertes Informationsmanagement nützlich, das zeitnah, sicher und kostengünstig Informationen archiviert und langfristig verfügbar macht.

 

mpsAR ist ein Verfahren für die optimale Archivierung erstellter Bescheide, z.B. von Steuer- und Abgabenbescheiden. Der Zweitdruck für die papiermäßige Ablage und alle damit verbundenen Kosten und Risiken können damit eingespart werden. Das Modul ist voll integriert in die Gesamtlösung mpsNF, von verschiedenen Auskunftsdiensten kann auf das Archiv zugegriffen werden.

 

Von erstellten Bescheiden bzw. Druckoutputs werden wahlweise voll- oder semiautomatisch unveränderbare PDF-Dateien erzeugt und sicher im Archiv abgelegt. Das Format komprimiert die Daten nicht nur Platz sparend, sondern schützt auch sicher vor irrtümlicher oder missbräuchlicher Veränderung.

 

Beim Druck von Grundsteuerbescheiden können z.B. die Bescheide interaktiv über die Archiv-Verwaltung zum automatischen Archivieren selektiert werden. Hierbei ist vor der Archivierung die Möglichkeit gegeben, über einen Auskunftsdienst die zu sichernden Daten nochmals einzusehen. Der Anwender kann aus den verschiedenen Auskunftsdiensten der mps-Software die archivierten Dokumente aus der Archivdatenbank abrufen. Er kann aktuelle Fälle mit solchen aus Vorjahren vergleichen, eine Bürgeranfrage klären oder einen verloren gegangenen Bescheid reproduzieren.