In der öffentlichen Verwaltung fallen sehr große Datenmengen an. Hier ist ein automatisiertes Informationsmanagement nützlich, das zeitnah, sicher und kostengünstig Informationen archiviert und langfristig verfügbar macht.

mpsAR ist ein Verfahren für die optimale Archivierung erstellter Bescheide, z.B. von Steuer- und Abgabenbescheiden. Der Zweitdruck für die papiermäßige Ablage und alle damit verbundenen Kosten und Risiken können damit eingespart werden. Das Modul ist voll integriert in die Gesamtlösung mpsNF, von verschiedenen Auskunftsdiensten kann auf das Archiv zugegriffen werden.

Von erstellten Bescheiden bzw. Druckoutputs werden wahlweise voll- oder semiautomatisch unveränderbare PDF-Dateien erzeugt und sicher im Archiv abgelegt. Das Format komprimiert die Daten nicht nur Platz sparend, sondern schützt auch sicher vor irrtümlicher oder missbräuchlicher Veränderung.

Beim Druck von Grundsteuerbescheiden können z.B. die Bescheide interaktiv über die Archiv-Verwaltung zum automatischen Archivieren selektiert werden. Hierbei ist vor der Archivierung die Möglichkeit gegeben, über einen Auskunftsdienst die zu sichernden Daten nochmals einzusehen. Der Anwender kann aus den verschiedenen Auskunftsdiensten der mps-Software die archivierten Dokumente aus der Archivdatenbank abrufen. Er kann aktuelle Fälle mit solchen aus Vorjahren vergleichen, eine Bürgeranfrage klären oder einen verloren gegangenen Bescheid reproduzieren.

Leistungsdetails

Bescheide

• Grundsteuer
• Gewerbesteuer
• Verbrauchabrechnung
• Müllgebühren
• Erinnerungen, Mahnungen
• Vollstreckungsankündigungen, Amtshilfeersuchen
• Anordnungen
• Rechnungen

Konten/Journale

• Kassenkonten
• Steuerkonten
• Gebührenkonten
• Auftragskonten
• Personenstammblätter
• Kassenkontenstammblätter
• Sachstammblätter

Funktionen

• Wahlweise voll- oder semiautomatische Archivierung der Druckoutputs mittels Archiv-Server
• Einbindung archivierter Dokumente in einen Work-Flow-Prozess
• Mehrmandantenfähig
• Import von externen Dokumenten oder Scanns über Standardschnittstellen
• Originalgetreue Reproduzierbarkeit der Dokumente
• Aufruf des Archivs aus den Auskunftsdiensten von mpsNF

Bereiche

Grundsteuer und Abgaben/Gewerbesteuer

• Archivierung von Grundsteuer-, Abgaben-, Gewerbesteuerbescheiden
• Archivierung von Stammdaten bzw. Kontenblätter
• Auskunftsdienst Grundsteuer und Abgaben bzw. Gewerbesteuer mit den dortigen Suchfunktionen nach Steuerkonto, Name, Aktenzeichen Finanzamt oder Objektbezeichnung, um direkt auf die Archiv-Datenbank zuzugreifen
• Bescheide können eingesehen und ausgedruckt werden (z. B. zum Versand von Duplikaten an Steuerpflichtige)

Haushaltsüberwachung/Kassenwesen

• Erzeugte Mahnbescheide, Erinnerungen, Vollstreckungsbescheide können interaktiv über eine Archivpoolverwaltung zur Archivierung abgestellt werden
• Verarbeitungsarten des mps-Vollstreckungsmoduls können archiviert werden. Diese Daten können über die Auskunftsdienste aus der Datenbank recherchiert werden
• Anordnungen und Buchungsbelege
• Personenstammblätter, Kassenkontenstammblätter und Sachstammblätter
• Auftragskonten

Verbrauchsabrechnung/Abfallentsorgung

• Aus dem Auskunftsdienst kann direkt in die Archiv-Datenbank verzweigt werden
• Archivierung von Stammdaten, bzw. Kontenblätter
• Archivierte Bescheide können eingesehen und bei Bedarf gedruckt werden
• Archivierte Stammdaten können recherchiert und ausgedruckt werden

Recherche

• Alle Belegarten können aus den jeweiligen mps-Archiv-Auskunftsdiensten recherchiert werden
• Grundlage der Recherche ist der Zugriff über die Dokumenten-ID des jeweiligen Archiv-Dokumentes
• Alle Dokumente werden im Archiv im PDF-Datenformat abgelegt, das die Daten nicht nur Platz sparend komprimiert, sondern auch sicher vor irrtümlicher oder missbräuchlicher Veränderung schützt. Deshalb bleiben Dokumente auch immer als Originale erhalten

Verwaltung

• Archivsteuerung
• Archiv-Pool-Verwaltung

Service-Programme

• Benutzerabsicherung/-verwaltung
• Datawarehouse

Reports

• CRYSTAL REPORTS (Formulargenerator und Reporting Tool)